Suivre ses ventes et sa rentabilité au jour le jour

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Suivre ses ventes et sa rentabilité au jour le jour

Le 14/09/2020 par Aymeric DÉGARDIN - ACCEE Création et Pilotage d'Entreprises


 

Pour que votre entreprise, quelque soit sa forme juridique, perdure, il va falloir réaliser des profits.

Ces profits seront le bénéfice de vos ventes, c'est à dire votre prix de vente auquel il faudra déduire vos coûts d'achats, mais aussi vos frais de fonctionnement (salaire, charges sociales, loyer, voiture, ordinateur, téléphone, impôts, etc ...).

De la façon dont vous fixerez vos marges au départ dépendra l'atteinte de vos objectifs.

Nous vous proposons quelques conseils méthodologiques :

 

Se définir un objectif, une stratégie, des moyens.

L'entreprenariat ne doit pas s'improviser. Inutile de foncer la tête en avant sur un marché si vous n'avez pas préparé votre arrivée. Beaucoup de questions à se poser avant d'avoir les feux au vert :

  • Votre marché existe-t'il ?
  • Est-il prêt pour votre produit ou service ?
  • Connaissez-vous vos concurrents ?
  • Peuvent-ils vous écraser en quelques semaines ?
  • Respectez-vous les normes et la législation en vigueur ?
  • Allez-vous devoir embaucher pour faire face à la demande ?
  • Allez-vous pouvoir vous payer convenablement ?
  • etc ...

Autant de question dont il vaut mieux avoir les réponses au préalable, surtout si vous allez chercher des financements extérieurs auprès de financeurs qu'il faudra convaincre qu'ils ne vont pas investir dans votre projet à fonds perdus.

La meilleure façon de se préparer est de se consacrer à la rédaction d'un prévisionnel d'activité (" Business plan "), avec le recul et l'honnêteté nécessaires en pareil cas, et au besoin de prendre les conseils avisés de professionnels compétents.

Ce travail complet vous permettra d'estimer les charges fixes et variables que vous allez supporter, de connaître le montant minimum impératif de vos ventes avant de gagner votre premier euro (seuil de rentabilité). Bref, ce travail va vous permettre de savoir où vous allez (votre Objectif) et comment y arriver (votre stratégie) avec les moyens que vous pouvez mettre en œuvre. Vous connaissez votre destination et vous avez votre GPS pour y arriver sereinement.

Facile à dire, mais beaucoup plus compliqué à suivre. Nombre de chefs d'entreprises sont absorbés par leur quotidien et ne regarde plus s'ils dévient de leur trajectoire ou non, et vont parfois droit dans le mur, le nez dans le guidon. Le suivi de quelques données vitales de l'entreprises suffit pourtant pour attirer l'attention du dirigeant, et redresser le cap avant qu'il ne soit trop tard : la main d'œuvre, et les marchandises :


 

Quel coût de main d'œuvre à prévoir ?

Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, vous et votre personnel êtes une charge fixe. Que vous facturiez ou non le temps travaillé, l'entreprise paye ses employés. Il faut donc tenir compte de la productivité et de la performance de chacun, avec leurs salaires afin de pouvoir vendre les heures de tous (secrétaire, apprenti, commercial, employé, dirigeant, etc.) entièrement, tout en couvrant les charges de l'entreprise.

Chaque heure payée à un membre du personnel doit être facturé aux clients. Il convient donc d'être vigilant sur les devis établis, et toujours arrondir par excès. Par exemple, si votre intervention doit durer 3 heures, que va faire votre employé le reste de la demi-journée ? Rien de facturable ? Il faut donc vendre la demi- journée complète à votre client !

Chaque devis doit vous permettre de savoir si vous vendez correctement toutes les heures des personnes qui y travailleront. Votre temps vendu doit toujours être supérieur au temps qui sera passé.

Le suivi de votre planning va donc devenir l'une de vos premières priorité car le temps perdu ne  se rattrape jamais. Votre planning ne doit pas laisser apparaître de temps non facturé au-delà de ce que vous avez prévu comme temps improductif, sous peine de perdre de l'argent immédiatement.

 

Quelle marge sur les marchandises ?

Si vous ne vendez que des marchandises sans vendre de main d'œuvre, (cas d'un commerçant par exemple), c'est assez simple car il n'y a pas de facturation de main d'œuvre. La marge minimum qu'il va falloir appliquer est celle qui va permettre de couvrir l'intégralité des charges et d'assumer un bénéfice. La priorité dans ce cas va donc être de vendre un maximum (tout en assurant une rotation maximale des stocks pour préserver la trésorerie).

Pour un artisan, c'est la combinaison du taux horaire et de la marge sur marchandises qui doit couvrir les charges. C'est le prévisionnel qui permettra de trouver l'équilibre entre les deux, et de fixer les règles. Et charge à lui de suivre en temps réel les heures vendues et la marge minimale respectée.  

Un point important est de vérifier les marges appliquées dans votre secteur d'activité. Même si vous pouvez avoir des différences sur vos prix d'achat, vous aurez beaucoup de mal à vendre si vos prix de ventes se retrouvent bien au-dessus de la concurrence. A contrario, si vos prix se retrouvent bien en dessous, pas la peine de casser le marché pour vendre, vos concurrents ont certainement identifié des éléments de dépense qui vous ont échappé dans votre prévisionnel !

 

Faire un suivi en temps réel

La meilleure façon de savoir que l'on dévie de sa trajectoire est d'avoir des indicateurs.

La mesure du nombre d'heure vendues, à partir d'un prix de revient bien estimé, et le taux de marge sur marchandises sont indispensables.

Un tableau de situation qui s'alimente automatiquement avec chaque facture est alors l'outil qu'il vous faut.


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