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Le 01/07/2020 par Aymeric DÉGARDIN - ACCEE Création et Pilotage d'Entreprises
Une facture est une note détaillée de services réalisés et/ou de marchandises vendues.
Elle doit répondre à certaines obligations de mentions afin de satisfaire aux obligations d'information du client professionnel ou particulier, ainsi que commerciales et fiscales.
Dans le cas des professions libérales, la facture est appelée " note d'honoraires ". Elle doit satisfaire aux mêmes règles que les factures.
Revoyons ensembles quelques fondamentaux sur la facture.
Etablissement de la Facture
Entre professionnels, l'établissement d'une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés. La facture doit être effectuée en deux exemplaires, l'un pour le vendeur et l'autre pour l'acheteur (sauf cas de la e-facturation)
Entre une entreprise et un particulier, l'obligation de facturation dépend de l'opération réalisée :
- pour la vente de marchandises, la délivrance d'une facture est obligatoire si le client le demande,
- la délivrance d'une facture est obligatoire en cas de vente à distance,
- pour les prestations de services, la délivrance d'une note est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros ou si le client le demande.
Logiciel de Facturation Certifié Anti-Fraude
L'article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts (CGI) présente l'obligation pour une personne assujettie à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié (par un organisme accrédité ou par uauto certification de l'éditeur) qui satisfasse aux conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Sont soumis à cette obligation, les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, quel que soit le secteur d'activité, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers, dès qu'ils utilisent un logiciel ou un système de caisse.
Ne sont pas soumis à cette obligation de logiciel ou système certifié :
- les assujettis qui réalisent l'intégralité de leurs opérations avec un ou des professionnels (B to B), dans la mesure où elles font obligatoirement l'objet d'une facturation;
- les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base mentionnée à l'article 293 B du CGI, comme par exemple les micro-entrepreneurs ;
- les assujettis soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole prévu aux articles 298 quater du CGI et 298 quinquies du CGI ;
- les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA.
La loi de 2018 qui prévoyait des logiciels de facturation certifiés s'est finalement limitée aux logiciels de caisse comme vu ci-dessus. La facture peut être établie sur papier libre, ou à l'aide d'un outil informatique (Logiciel facturation certifié anti fraude ou non, tableur, traitement de texte, ...). Attention, si votre logiel de facturation fait aussi de la comptabilité, alors il vous faut répondre à d'autres obligations de conformité (notamment le Fichier des Ecritures Comptables)
Quand faire la facture ?
L'entreprise doit adresser la facture au client dès la réalisation de la vente ou de la prestation. Il existe toutefois plusieurs cas spécifiques où une facture périodique ou différée est admise (mais décalera vos échéances de paiment!).
En principe, les entreprises transmettent leurs factures aux clients en format papier par voie postale ou les remettent en main propre directement. Il est également possible d'utiliser la facturation électronique pour les professionnnels, à condition que le client ait préalablement accepté ce mode d'envoi (ou l'impose!).
Conservation des factures
L'entreprise doit obligatoirement conserver les factures qu'elle adresse à ses clients, professionnels ou particuliers :
- Obligation fiscale de conservation des factures clients pendant au moins 6 ans à compter de leur date d'établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres de la société ;
- Obligation du Code de commerce de conservation des factures clients pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice.
Correction de la facture
Une entreprise a la possibilité de rectifier une facture après l'avoir communiquée, s'il y a une une erreur ou qu'une correction est à apporter.
Il est également possible d'annuler une facture mais les suppression et modification d'une facture sont strictement interdites. En effet, la numérotationn chronologique de la facture afin de lutter contre la fraude à la TVA ne le permet pas.
La rectification ou l'annulation doit être effectuée :
- en établissant une nouvelle facture qui remplace la précédente : La facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture,
- en établissant un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte.
Ces actualités sont faites pour votre information, et ont été vérifiées à la date de publication le 1er Juillet 2020. Nous invitons nos lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.
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