Il n'y a pas un entrepreneur qui n'ait un jour été confronté à un client qui ne respecte pas le délai de paiement qui lui avait été accordé. Ce retard, s'il est exceptionnel peut être excusé, quand le client en (ab)use coûte (très) cher à l'entreprise, et peut même dans les cas extrêmes conduire à sa fermeture.

Alors comment faire respecter les délais de paiement que vous avez généreusement accordé ?

 

Avant d'accorder des délais de paiement, faites toujours une première affaire soit en paiement sur Pro-forma, soit en paiement avec acompte d'au moins 40 %, et solde à réception de facture. Cela vous permettra d'avoir un premier aperçu du temps dans lequel votre futur client est capable de payer s'il a vraiment besoin de vos produits ou services. Ensuite, et selon les renseignements que vous aurez glanés auprès d'autres clients, fournisseurs, banquiers, experts-comptables, internet (bilans gratuits), fixez au maximum 30 jours à la date de facture et non pas 30 jours fin de mois, ou pire, 45 jours fin de mois. Tout le monde est capable d'effectuer un paiement sous 30 jours. Si votre prospect devenu client s'y refuse, c'est qu'il a déjà des problèmes de gestion de sa propre trésorerie. Pourtant s'il s'adresse à vous, c'est qu'il y trouve des avantages (nouveautés, tarifs, délais, ...). NE DEROGEZ PAS A CES REGLES. Soyez très vigilants en cas d'augmentation du volume d'affaires avec des demandes d'allongement des délais, c'est une pratique très courantes pour des entreprises allant se placer en redressement judiciaire et souhaitant se constituer un stock de guerre à moindre coût.

 

Pour chaque vente à venir, faites des offres/devis écrits. Les documents doivent comporter le détail en désignations, quantités, prix HT/TTC et délais de ce que vous proposez.

Attention : Il est impératif de mentionner une date de validité de devis sous peine d'avoir un devis valable 2 ans, de mentionner un délai INDICATIF de livraison ou de réalisation, et de mentionner les conditions de paiement que vous souhaitez (banissez la formule "Conditions Habituelles")

 

Toujours faire signer avec un bon pour accord, un cachet commercial le cas échéant, une date et une signature un bon de commande, ou à défaut le devis. C'est la base de votre contrat qui fera foi en cas de litige pour le paiement, mais aussi en cas de contestation sur les produits vendus ou la prestation réalisée. C'est aussi le moment de confirmer le délai de livraison ou de réalisation. Ce dernier a pu évoluer depuis votre devis (saisonnalité, rupture fournisseur, charge de travail ...)

 

De tous les modes de paiement différé, préférez le prélèvement automatique. Sauf absence d'argent sur le compte à débiter, vous maitriserez vos règlements. Un peu fastidieux à lancer car il faut demander un numéro à la banque au démarrage, puis faire des rappels aux clients quelques jours avant chaque prélèvement, mais le jeu en vaut la chandelle. A défaut, accordez des paiements par virement. Evitez au maximum les chèques car trop de risques : c'est la poste, le directeur n'est pas là pour signer, et il y a des dates de valeurs qui s'ajoutent aux délais postaux et à votre remise en banque ...

 

Ne laissez pas plus de quelques jours pour relancer les retardataires. La première relance téléphonique amiable doit être faite sous une semaine maximum. Faites remarquer à votre interlocuteur que vous avez fait votre part du contrat, et qu'il doit maintenant faire la sienne en vous payant. Notez sur votre double de facture la date de cette relance et la réponse qui vous a été faite. Ensuite, les relances papier, d'abord une lettre simple, puis une lettre recommandée. tous les 8 à 10 jours. Plus vous irez vite à réclamer votre dû, plus vous avez de chance de le récupérer, surtout si vous devez aller jusqu'au tribunal pour avoir gain de cause !

 

Le plus souvent, celui qui retarde vos paiements n'est pas celui qui a besoin de vos produits ou vos services. Faites en sorte votre vrai client fasse le nécessaire auprès du service comptabilité au lieu de perdre votre temps. Il suffit simplement de lui annoncer que vous ne pouvez continuer votre relation commerciale tant que la situation n'est pas revenue dans l'ordre, et cela devrait débloquer le paiement. Dans le cas contraire, ce n'est pas un client fiable avec qui vous devez maintenir vos conditions de paiements. Laissez-le en paiement par avance pour toutes les prochaines affaires. Il a normalement autant besoin de vous que vous avez besoin de lui, et s'il fait appel à l'un de vos concurrents, c'est ce dernier qui verra sa trésorerie mise à mal !

 

Tout retard de paiement est une condition suspensive aux accords passés, et votre client doit le savoir dès le début. Aussi, s'il trahi votre confiance en vous payant en retard, donc en ne respectant pas toutes les clauses de votre contrat, revenez à un paiement par avance, ou avec acompte et solde comptant, quitte à ce que ce retour en arrière soit définitif si vous pensez avoir affaire à un filou.

 

Savoir faire respecter les accords passés, et en particulier le terme de paiement est un élément clé de la réussite dans le business. vous n'êtes pas une banque. Vos clients qui jouent avec votre trésorerie mettent votre activité en péril, sans compter qu'ils sont certainement eux-mêmes en difficulté, et ne vous paieront peut être jamais. Fuyez les clients avec des systèmes complexes de validation de commande, d'enregistrement de la prestation, de validation de votre facture, qui systématiquement décalent vos échéances.

Si toutefois vous ne pouvez faire autrement que de travailler avec des mauvais payeurs, il existe des solutions de financement telles l'assurance crédit ou l'affacturage, mais qui ont un coût, et ce coût doit impérativement être re-facturé au client qui le génère, dans le prix de ses produits ou de ses prestations. Pourquoi les bons payeurs devraient il payer pour financer un service généré par les mauvais ? Pourquoi devriez vous subir des agios pour découverts supérieurs aux intérêts de retard que vous devez facturer aux mauvais payeurs ?

Vous l'aurez compris, les conditions de paiement ne sont pas un élément à prendre à la légère. C'est au contraire un point crucial dans les affaires, et pour la survie de votre entreprise. Vous n'êtes pas dans le business pour prêter de l'argent, mais pour en gagner !

 

 

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