Optimiser la relation financière avec ses client lors des ventes

Avant de vous adresser à des financeurs pour soutenir votre besoin en fonds de roulement, il est important d'optimiser au maximum en interne votre trésorerie, pour qu'elle soit la plus saine possible.

Dans cet objectif, vous trouvez ci dessous une liste non exhaustive des bonnes pratiques qui sont à adapter selon votre métier, et selon votre typologie de client, afin d'optimiser la relation financière avec vos clients lors des ventes :

Avant le devis

• Sensibilisez votre force de vente aux impératifs des conditions de règlement et du maintien des marges de l'entreprise lors des négociations,
• Rédigez les contrats d'intéressement de votre force de vente sur l'encaissement des factures, et non sur l'émission de celles-ci,
• Prévoyez dans ces mêmes contrats la charge de la relance d'impayés,
• Révisez vos Conditions Générales de Vente (CGV), et imprimez les au verso de vos devis, dans vos catalogues.

Dès le devis

• Vérifiez la situation financière de votre Prospect/Client (Sites Internet, banques, SFAC) et déterminez un encours raisonnable pour les deux parties,
• Précisez de suite un règlement comptant ou un acompte à la commande (au moins 30%) avec des paliers intermédiaires, (impératif pour une première affaire),
• Dans le cas contraire, négociez des conditions de règlement claires et précises (loi LME de 2008),
• Révisez les conditions de règlement octroyées à des clients anciens, elles sont peut-être à réduire (loi LME de 2008),
• Précisez les conditions de transport et d'assurance des marchandises (Cf. Incoterms 2010), en précisant ce qui reste à la charge de votre client,
• Faites précisez à votre interlocuteur s'il est nécessaire d'attendre sa commande écrite numérotée avant le début des travaux (cela peut conditionner des aides, faire partie d'un budget d'investissement pas encore accordé, etc.),
• Prévoyez les conditions d'annulation d'une commande en cours de réalisation (modification de la fabrication, diminution des quantités, etc.), surtout si c'est votre client qui annule !
• Indiquez la durée de validité de votre offre avant révision, en précisant éventuellement la formule de révision des prix,
• Notez distinctement ce que le client doit fournir pour la réalisation de sa commande,
• Transmettez systématiquement un exemplaire de vos CGV avec vos devis par mail ou télécopie,
• Gérez vos demandes à l'export avec deux fois plus d'attention, surtout si vous n'y êtes pas habitué.

A la prise de commande

• Actualisez la situation financière du client, surtout si elle date un peu, ou si le client augmente anormalement son encours de commande,
• N'ayez pas de scrupules à réclamer le règlement comptant ou l'acompte prévu au devis. Communiquez votre RIB pour un paiement par virement, ou mieux, prévoyez une autorisation de prévlèvement,
• Faites accepter vos devis avec la mention " Bon pour accord ", surtout sans écrit client avec N° de commande,
• Assurez vous que les conditions de la commande client sont bien celles de votre devis. Dans le cas contraire, établissez un accusé de réception de commande en mentionnant les écarts (quantités, prix, délais, règlement), et en demandant la validation écrite de votre client, avec modification de la commande,
• Assurez vous que votre client a accepté vos propositions de modification au produit lors de votre devis en passant sa commande,
• Précisez dans votre fichier clients les coordonnées de livraison et de facturation, ainsi que celle de la personne en charge de la comptabilité fournisseur du client (afin de faciliter la relance ultérieure de vos clients indélicats).

A la préparation de la commande

• Communiquez sur vos retards de fabrication, et faites accepter vos nouveaux délais,
• Vérifiez que la marchandise préparée est conforme à la commande (celle du client !),
• Assurez-vous de la qualité du produit expédié,
• Contrôlez la documentation qui doit accompagner le produit,
• Adaptez l'emballage du produit au mode de transport retenu par votre client.

A la livraison

• N'omettez pas la clause de réserve de propriété (Loi n° 80-335 du 12 mai 1980) en clair et visible,
• Ne livrez que si le client est à jour de ses règlements,
• Ne dérogez pas aux termes de livraison prévus la commande,
• En cas de changement d'adresse de dernière minute, demandez un écrit et faites accepter un surcout éventuel de transport ; idem en cas de fractionnement des colis et pluralité d'adresses de livraison,
• Si OK, livrez rapidement,
• En cas d'enlèvement de la marchandise par le client qui ne règle pas de suite, faites lui émarger un double du Bon de Livraison, son nom devant apparaître clairement avec sa signature,
• Conservez les bordereaux d'enlèvement par le transporteur, surtout si c'est le client qui affrète.

En cas de retour Client

• N'acceptez jamais un retour de marchandise sans avoir préalablement donné votre accord écrit,
• Préférez toujours émettre un avoir plutôt qu'un remboursement,
• S'il s'agit d'un produit standard, prévoyez une décote de reprise s'il s'agit d'une erreur client,
• S'il s'agit d'un article spécifique au client, mettez en priorité la résolution du problème et la réexpédition,
• Si la facture n'était pas encore réglée, établissez l'avoir dès le retour pour ne pas subir l'avance de TVA.

A la facturation

• N'attendez pas un jour de trop pour facturer ! Faites-le dès l'expédition de la marchandise, ou de la réalisation de la prestation. Un jour de retard peut décaler d'un mois le calcul de l'échéance, et le paiement avec,
• Les conditions de règlement de la facture doivent être bien précisées et correspondre aux conditions négociées. Pour cela, vérifiez qu'elles figurent bien sur la facture avec la bonne date d'échéance en clair,
• Vérifiez toutes la présence de toutes les autres mentions obligatoires.

Après la facturation

• Tenez à jour votre échéancier des paiements client,
• Réduisez les créances clients par une politique de relance ferme et méthodique,
• Impliquez de suite votre force de vente dans la relance client qui lui incombe,
• Bloquez de suite le compte client pour toute nouvelle commande et/ou livraison d'un retardataire, et vérifiez à nouveau sa solvabilité en réduisant si possible son encours.

Quelle que soit sa taille, chaque entreprise réalise plus ou moins plusieurs de ces points, ou pense que cela est réalisé, mais est-ce vraiment le cas ? Et si oui, quelle en est l'efficacité?

Une analyse des bonnes pratiques de votre chaîne commerciale dans votre entreprise vous permettra de le vérifier, et d'apporter des solutions simples pour la mise en place de contrôles efficaces, afin de gagner en trésorerie. Faites appel à nos services.

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Extraits de nos mentions légales : Toute reproduction, représentation, modification, publication, adaptation de tout ou partie des éléments du site, quel que soit le moyen ou le procédé utilisé, est interdite, sauf autorisation écrite préalable de ACCEE

Toute exploitation non autorisée du site ou de l'un quelconque des éléments qu'il contient sera considérée comme constitutive d'une contrefaçon et poursuivie conformément aux dispositions des articles L.335-2 et suivants du Code de Propriété Intellectuelle. 

Cet article, rédigé par Aymeric Dégardin est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 27/09/2021. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

C'est quoi le BFR ?

Le BFR est le Besoin en Fonds de Roulement d'une entreprise.  Plus le Chiffre d'Affaires augmente, plus le Besoin en Fonds de Roulement augmente et nécessite de dégager de la trésorerie supplémentaire.

Le BFR se calcule de la manière suivante : BFR = Actif Circulant - Dettes à Court Terme.

L'Actif Circulant comprend :

• Le stock dont l'entreprise a besoin pour livrer ses clients,
• Les factures clients en attente de paiement,
• Des créances diverses.

Les Dettes à Court Terme comprennent :

• Les factures fournisseurs à régler,
• Le personnel (salaires et charges),
• Les remboursements d'emprunt à moins d'un an et les dettes fiscales (TVA),
• Et des dettes diverses.

Plus l'entreprise est en croissance, et plus elle a d'achats à faire pour ses stocks (qu'elle doit écouler au plus vite), en même temps que le nombre de règlements client en attente augmente. Dans ce cas, le BFR est positif (le montant des créances clients et des stocks est plus important que celui des dettes). L'entreprise se trouve à court de liquidités en attendant le règlement des clients. Elle a donc un besoin de fonds de roulement.

Le BFR est négatif lorsque les clients vous payent avant que vous n'ayez payé vos achats, comme les supermarchés par exemple qui souvent payent leurs fournisseurs à 45 ou 60 jours (voire plus pour certains) alors que nous payons cash à la caisse. On parle alors de BFR Négatif, qui génère de la trésorerie (une cash machine !).

Il est donc primordial pour la pérennité de votre entreprise, de négocier des délais de paiement de vos achats en même temps que les prix, de réduire au minimum les délais de paiement de vos clients, et surtout d'encaisser des acomptes dès que cela est possible. Il peut être intéressant de payer un peu plus cher les marchandises, quitte à réduire votre marge, mais libérer de la trésorerie en étalant les réceptions, et donc les paiements, ce qui peut coûter moins cher que des pénalités pour découvert bancaire.

Selon votre bilan et votre projet d'entreprise (faire un prévisionnel complet à 3 ans), la banque peut financer votre BFR. Cela ne doit pas vous empêcher de conserver votre vigilance sur les points vu ci-avant.

Afin de conserver votre trésorerie, et donc avoir un BFR le plus faible possible, pensez à faire systématiquement les relances clients à l'échéance, et ne pas vous laisser attendrir par des excuses diverses, vous avez fait votre part du contrat, le client doit vous payer, vous n'êtes pas sa banque. Si vous êtes artisan, préférez des achats de matières premières selon les justes besoin de votre chantier ; n'achetez pas plus que ce qui est vendu au client, et surtout ne répercutez pas aux clients vos remises, c'est de la marge nette. Et enfin, ne passez pas plus de temps à exécuter une tâche que le temps vendu, et surtout pas en heure supplémentaire. Si vous êtes fabricant, veillez à optimiser vos délais de fabrication afin de n'approvisionner qu'au dernier moment, et stoker le moins possible, vos achats comme vos produits finis.

➡ Vous l'aurez compris, votre BFR, c'est de l'argent, et il est l'une des conséquence de votre pilotage d'entreprise qu'il vous appartient de maîtriser en permanence.

Article qui pourrait vous aussi intéresser : La gestion des stocks 

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Cet article, rédigé conjointement par Aymeric Dégardin, Philippe Lourdel, et Eric Oriot est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 20/01/2020. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

LA GESTION DE STOCK

Pour tout entrepreneur qui ne vend pas que du service, le stock est une nécessité pour faire soit de la fabrication, soit du négoce (revente sans transformation). Au-delà de la valeur faciale d'achat, le stock a un coût qui intègre plusieurs facteurs qui n'apparaissent pas toujours aux yeux du chef d'entreprise : temps de manutention (et le temps c'est de l'argent !), investissement et entretien des moyens de manutention, coût de la surface de stockage, coût de l'argent immobilisé, perte dues à divers dépréciations (avarie, nouvelle technologie, péremption, ...), coût du stock de sécurité, cout de rupture de stock (et si l'atelier ne peut plus produire, qui paye le personnel ?), respect de règles (chaîne du froid par exemple).....

La gestion de son stock ne doit donc pas s'improviser, car elle est essentielle pour le bon fonctionnement de l'entreprise (respect des délais de livraison, des temps de fabrication, ...) et donc pour la bonne santé financière de l'entreprise (voir le Besoin en Fonds de Roulement).

Rappel sur les types de produits stockables :

• Matière première : nécessaire pour transformation,
• Composant : pièce entrant dans la composition d'un produit fini, sans transformation, produit fini
• Produit semi- fini : produits ayant déjà subi certaines transformations, mais qui en nécessitent d'autres avant d'être prêts à l'usage. Ils peuvent être vendus à d'autres fabricants ou transférés à des sous-traitants pour subir des transformations complémentaires
• Produits finis : article qui, après transformation, fabrication ou construction, est prêt à être vendu
• Marchandise : produit (matières premières, produit fini, denrée) susceptible d'être achetée ou vendue, en gros, semi-gros ou au détail. On parle alors de négoce

Les grands modes de gestion des stocks

1. Le juste à temps :

Le juste à temps, où encore appelé " flux tendu ", est le principe d'avoir le minium de stock en permanence pour assurer et ne manquer aucune vente. Il demande une gestion de la chaine logistique sans faille, réactive, avec de la proximité. Il faut avoir des prévisions de vente fiables, un stock de sécurité calculé finement, et des fournisseurs sans faille en délai et qualité, souvent avec des contrats logistiques bien ficelés pour éviter les surprises

2. Le stock calendaire :

Stock qui arrive avec une date d'arrivage et des volumes (limités) fixes et connus en avance, type opération commerciale, collection, modèle one shot série limité. Au-delà de sa capacité commerciale pour être sûr de vendre ce que l'on achète, il faut anticipe les invendus qui peuvent immobiliser de la trésorerie inutilement, quitte à le revendre sans marge, ou à perte (effet de mode par exemple

3. Le drop shipping :

La vente en directe fournisseur, typique de l'achat en ligne. En fait on vend ce que l'on ne possède pas vendre ce qu'on ne possède pas ". le vendeur est  donc un intermédiaire entre le client (demandeur, acheteur, etc.) et le fournisseur (usine, grossiste, revendeur, etc.), qui en droit français endosse toute la responsabilité de la transaction, sans maitriser les stocks et la qualité du fournisseur !

4. Le FIFO :

Le FIFO ou First In First Out (premier entré, premier sorti) : je vends le produit stocké depuis le plus longtemps, ce qui est normalement la règle, mais typique des produits alimentaires. Cela permet de limiter les effets de péremption et d'obsolescence, mais nécessite une gestion rigoureuse et une organisation pointue. En effet, comment s'assurer que le carton le plus ancien qui est au fond de l'étagère sera bien celui qui sera sorti en premier lors de la vente ?

Le contraire du FIFO et le LIFO, ou Last In First Out (dernier entré, premier sorti) est bien plus facile à gérer pour un magasinier, mais les risque de perte et de dépréciation sont bien plus grands.

5. Le Type ABC :

ABC sert à catégoriser le type de temps de rotation, où les habitudes d'achat-vente du produit.

• A : les produits qui se vendent le mieux  (80%) dont il ne faut pas manquer,
• B : ventes moyennes (15%) rupture de stock courte acceptable,
• C : à avoir si nécessaire (5% des ventes) , produit pouvant être uniquement sur commande ou pas.

La problématique se situe sur la disponibilité du produit A. il vaut mieux avoir plusieurs fournisseurs avec des qualités équivalentes, avoir toujours de la place pour le stocker, des délais maitrisés de livraison, et bien cibler les besoins / habitudes d'achats des clients.

Veillez quand même à ce que les produits les plus vendus soit aussi les plus rentables, sinon, quel intérêt de stocker des produits qui certes font du volume, mais ne rapportent pas grand-chose ?

En conclusion, la gestion de stock ne s'improvise pas. Elle concerne tous les acteurs de la chaine logistique : le service commercial (pour les prévision de vente), le service achat (pour les négociations prix, délais, stock tampons), le service qualité (définition de ce qui est acceptable de ce qui ne l'est pas), service logistique (approvisionnement, magasin), fournisseurs, transporteurs. Elle peut subir des réglementations parfois très contraignante selon la nature de votre business (marchandises dangereuses, alimentaires, ...). Il faut donc avoir tout anticipé, choisi la meilleur stratégie selon les objectifs de l'entreprise, et suivre régulièrement des indicateurs de performance.

Pour toute question, n'hésitez pas à vous faire conseiller et accompagner sur ce sujet primordial dans le cadre de votre pilotage d'entreprise.

Extraits de nos mentions légales : Toute reproduction, représentation, modification, publication, adaptation de tout ou partie des éléments du site, quel que soit le moyen ou le procédé utilisé, est interdite, sauf autorisation écrite préalable de ACCEE

Toute exploitation non autorisée du site ou de l'un quelconque des éléments qu'il contient sera considérée comme constitutive d'une contrefaçon et poursuivie conformément aux dispositions des articles L.335-2 et suivants du Code de Propriété Intellectuelle. 

Cet article, rédigé par Aymeric Dégardin, avec la participation de Cyrille Michel, est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 17/01/2020. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

TPE, les appels d'offres sont aussi pour vous !

En 2017, la commande publique a représenté près de 90 Milliard d'Euros. Or seulement 30% de cette somme l'a été au profit des TPE/PME. Cela reste un des leviers de chiffre d'affaires considérable pour les TPE/PME françaises.

Une des premières raisons évoquées par les chefs d'entreprises pour ne pas s'y intéresser est la complexité pour répondre aux appels d'offres lancés par les collectivités. Cela peut parfois en décourager certains, mais face à ce constat, certains prestataires se sont spécialisés dans l'accompagnement du dirigeant à répondre à ces marchés, pour un coût restant raisonnable face aux enjeux.

A contrario, l'aspect financier qui constituait un autre frein majeur n'est plus d'actualité : les délais moyens de paiement se sont raccourcis, passant de 90 à 30 jours ces dernières années, voire moins pour ceux qui maîtrisent la dématérialisation des factures sur la plateforme Chorus.

De plus, force est de constater que nombre de TPE méconnaissent les rouages pour faciliter les demandes d'avance de trésorerie ; or ces marchés représentent une manne financière stable, et quasi certaine.

Enfin, remporter un marché public assure un chiffre d'affaire récurrent, un retour sur investissement des plus rapides et une notoriété renforcée.

L'une des conditions essentielles à remplir pour postuler à un marché, c'est de remettre un dossier comportant toutes les informations demandées par l'acheteur qui pourra évaluer la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. Une parfaite maîtrise de ses prix de revient, sous peine de présenter une offre qui, même si elle n'est pas anormalement basse, est impérative sous peine d'affaiblissement de l'entreprise (nne pas confonndre Chiffre d'Affaires et Résultat).

Il existe enfin plein d'autres obligations (être à jour des obligations fiscales, sociales, etc ...) afin de protéger légitimement le donneur d'ordre. Si vous ne pouvez postuler aux marchés publics en raison de ces limitations, il ne peut être que bon pour votre entreprise de travailler sur les causes, et non sur les effets.

Dans une procédure de marché public, le candidat remet un dossier comportant toutes les informations demandées par l'acheteur. Celui-ci pourra ainsi évaluer l'offre, la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. (lire aussi l'article de Dynamique-Mag.com pour les 3 derniers bilans)

A savoir :
Nos conseillers en Accompagnement du Dirigeant d'Entreprise sont à même de vous accompagner dans la construction de vos réponses aux appels d'offres, comme sur les problèmes qui vous les interdisent, et valider ainsi la pertinence de votre dossier.

 Article qui pourrait aussi vous intéresser : C'est quoi le BFR ?

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Toute exploitation non autorisée du site ou de l'un quelconque des éléments qu'il contient sera considérée comme constitutive d'une contrefaçon et poursuivie conformément aux dispositions des articles L.335-2 et suivants du Code de Propriété Intellectuelle. 

Cet article, rédigé par Pascale Gendry, Aymeric Dégardin, Aurélien Deceuninck, Pascal Leclercq et Benoît Profit est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 22/01/2020. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

Patron de TPE, concevez votre stratégie d'entreprise en toute simplicité

Pour développer son entreprise, il est essentiel d'identifier ses forces et ses faiblesses ainsi que son positionnement sur le marché. Cette analyse doit être complétée par des enjeux qui peuvent être économiques, commerciaux ou stratégiques, de manière à prioriser les actions à mener pour améliorer les performances de votre entreprise.

Comment faire en 6 étapes ?

1. Déterminez les objectifs de développement de votre société (celui qui ne sait pas où il va, ne va nulle part)

2. Réalisez un diagnostic de votre entreprise selon 2 axes (matrice SWOT)

• Interne : là où vous êtes forts, et là où vous avez des points d'amélioration,
• Externe : les opportunités et les menaces (concurrence, réglementations, marchés, innovations, ...).

3. Déterminez des objectifs concrets pour chaque choix stratégique

• Réfléchissez à capitaliser, voire même de développer, vos avantages compétitifs,
• Arrêter certains produits ou service peu rentable au profit d'autres,
• Priorisez et planifiez le travail à réaliser sur vos points d'amélioration (formations, management, ...),
• Intégrez les facteurs externes à votre entreprise pour anticiper des opportunités à saisir ou réduire l'impact des risques.

4. Formalisez vos objectifs sous forme de plan d'action (la stratégie) et d'indicateurs de performance (SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste & Temporellement défini)

5. Affectez des moyens à chacune des vos actions à réaliser (nécessité de faire un budget)

6. Pilotez l'avancée des actions et de votre feuille de route par la mesure les résultats à travers un tableau de bord. Un suivi régulier des résultats obtenus (ou pas) vous permet d'amender vos choix stratégiques, de les modifier le cas échéant en les décomposant en actions plus petites.

Avoir un regard extérieur et critique sur votre société est un réel facteur clé de succès dans cet exercice. Vous pouvez vous faire accompagner par un expert en pilotage d'entreprise dans cette démarche. Il vous aidera à valider que vos objectifs soient atteignables, mettra à votre disposition différents outils qui faciliteront votre réussite.

Extraits de nos mentions légales : Toute reproduction, représentation, modification, publication, adaptation de tout ou partie des éléments du site, quel que soit le moyen ou le procédé utilisé, est interdite, sauf autorisation écrite préalable de ACCEE

Toute exploitation non autorisée du site ou de l'un quelconque des éléments qu'il contient sera considérée comme constitutive d'une contrefaçon et poursuivie conformément aux dispositions des articles L.335-2 et suivants du Code de Propriété Intellectuelle. 

Article écrit conjointement par Aymeric Dégardin, Philippe Branger, Guillaume Bouttens, Hervé Régniez, Pascal Messio & Etienne Ballet